Het ordenen van de bonnen.
Administratie begint met het ordenen van de stukken. Als je stukken op één manier krijgt aangeleverd, is het voor ons (en ook voor de klant) overzichtelijk. Afgelopen jaren was het niet zo eenduidig. Sommige mensen leverden op papier aan, anderen digitaal en veel klanten op beide manieren. Omdat je in het dagelijks leven ook papier én digitaal je stukken ontvangt. Bonnetjes in de winkel ontvang je op papier, facturen krijg je per post of per mail of moet je zelf downloaden.Er zijn klanten die zelf strikt kiezen voor het aanleveren op de ene manier (een map met stukken) of op de andere manier(alles digitaal). Laat me eerlijk zijn, een wijze werkt het makkelijkst. Maar het gemak van met de email nog even wat nasturen en het ongemak dat dit nagezonden stuk voor ons geeft, weegt ruim op tegen het gedoe dat het is om een vergeten bonnetje nog even langs te brengen of in een envelop te doen. Dus onze realiteit is deze twee werelden naast elkaar. En dat geldt ook voor al onze klanten, sommige stukken heb je op papier, andere digitaal.
Verwerken van de stukken
In het tweede deel van ons werk, het verwerken van de stukken, is momenteel de grote verandering gaande. Een eenvoudige indeling voor de verwerking is verkoopfacturen, inkoopfacturen en bank.
Verkoopfacturen – veel kleinere bedrijven maken hun verkoopfacturen in een tekstverwerkingsprogramma. Dat werkt prima voor de klant en bij ons worden ze gewoon ingevoerd in het verkoopboek. Er zijn ook klanten die factureren vanuit een factureringsprogramma. Als je dit doet in een onlinetool, dan is dit onderdeel van het online boekhouden.
Inkoopfacturen – dit is het meeste werk. Er zijn veel verschillende inkoopfacturen (facturen van de software, huur, bonnen van de kantoorboekhandel, lunchkosten, hardware enz enz). Het invoeren hiervan vraagt tijd en aandacht.
Hier zat ook voor de automatiseerders het lastigste stuk. Via scannen worden de bonnen wel gelezen, maar een computer ‘herkent’ niet altijd goed wie de leverancier is en wie de klant is. De opmaak van inkoopfacturen is namelijk erg uiteenlopend. Bij de eerste scan- en herkentechnieken werd de controle hierop in datacenters in India gedaan. Nu wordt de check op alles juist is meer bij de klant zelf gelegd. Een inkoopfactuur wordt gescand, er wordt een aanname gedaan wat voor soort inkoop het is (bijvoorbeeld huur) en dan geef je zelf als gebruiker akkoord dat deze aanname klopt. Op die manier, door het bevestigen dat het klopt of door het wijzigen, krijgt je boekhouding steeds meer goede invoer.
Bank
De bank is net als de verkoop makkelijk te automatiseren. Zoals de meeste klanten weten, voeren wij sinds een paar jaar geen bankafschriften meer in maar ontvangen een bankbestand (mt940) dat gelezen kan worden door de boekhoudsoftware. Wij matchen dan de door ons ingevoerde inkoop- en verkoopfacturen met de afschrijvingen en bijschrijvingen van de bank. Ook andere terugkerende betalingen kun je toekennen aan grootboekrekeningen, en worden dan automatisch geboekt. Bankbestanden kunnen door de klant worden opgestuurd. Er kan ook, afhankelijk van de software, een bankenkoppeling gemaakt worden, dan wordt de mutaties elke nacht automatisch ingelezen.
Hoef je nu echt niets meer te doen?
Voorlopig moeten mensen nog wel iets doen om te zorgen dat de administratie klopt. Het aanleveren dient zorgvuldig te gebeuren, de invoer moet gedaan worden en gecontroleerd worden. Als er handmatig wordt ingevoerd, gebeurt de controle direct, tijdens de invoer. Als er geautomatiseerd wordt ingevoerd, gebeurt de controle later. Daarnaast zijn er boekingen buiten de verkoop en inkoop, bijvoorbeeld de memoriaalboekingen, fiscale controles, afschrijvingen en salarissen. Dit gebeurt grotendeels nog handmatig. Ook de controle – is alles goed geboekt, zijn alle huurbetalingen of telefoonkosten geregistreerd, dient te gebeuren. Vervolgens gebeuren de fiscale aangiftes op basis van de juiste gegevens.
Jaarrekening
Nadat dit is gedaan wordt de jaarrekening opgemaakt. Dit geeft het resultaat van het jaar, inzicht in de balanspositie en de vergelijkende cijfers met toelichting. Dit is interessant voor je zelf en de basis voor de aangifte inkomstenbelasting.
Is het goedkoper, makkelijker of beter, het online boekhouden?
Goedkoper- voor grote bedrijven is automatiseren altijd kostenbesparend. Als je meer dan 20 verkoopfacturen per maand hebt, zullen wij aanraden om online te gaan factureren. Dat maakt voor jou als klant het factureren sneller, verkleint de kans op fouten en scheelt ons invoerwerk. Maar, heb je minder dan bijvoorbeeld 60 verkoopfacturen per jaar, dan is het niet goedkoper en ervaar je ook nauwelijks de tijdwinst, omdat je elke keer moet kijken hoe het programma werkt. Dan kun je het wel doen omdat je het prettig vindt werken, of er beter uit vindt zien. Dat zijn allemaal legitieme redenen om over te stappen op online factureren. Maar als je houdt van je word-bestand en je verstuurt slechts enkele grote facturen, dan is er nog geen efficiency winst.
Deze redenering geldt ook voor de inkoop en de bank. Als je heel veel zich herhalende inkoop hebt (bijvoorbeeld elke maand 20 facturen van thuisbezorgd.nl ) dan kan het lonen om te automatiseren. Automatiseren is bij uitstek handig bij herhaling en levert dan tijd- en dus geldwinst op. Voor kleinere bedrijven is de tijdwinst vaak gering.
Makkelijker – hiervoor geldt gedeeltelijk hetzelfde. Als er veel herhaling is, stel dat je een webshop hebt in armbanden en er worden elke dag 20 bestellingen gedaan door verschillende klanten, dan loont het echt om te automatiseren. Als het om kleine aantallen gaat, of veel uitzonderingen, dan is automatiseren niet speciaal makkelijker.
Beter- de ontwikkelingen gaan nu zo voortvarend, dat ik zie dat het online boekhouden snel goed is. Inzichtelijk en toegankelijk. Vooral als je een vereniging of stichting bent, is de toegevoegde waarde van het inzicht dat online boekhouden biedt groot. De transparantie binnen een bestuur is veel waard. Voor kleinere bedrijven is het geen zaak van beter of slechter, maar is de persoonlijke voorkeur doorslaggevend. Het bijhouden van wat er gebeurt binnen je bedrijf kan online en offline.
Toegevoegde waarde van het administratiekantoor?
Schrijf ik nu het einde van ons bedrijf?
Ik verwacht dat komende jaren veel mensen overgaan op de goede en betaalbare online boekhoudsoftware. Dus er zal het een en ander veranderen. Wij kunnen een rol spelen bij het inrichten en het leren werken ermee, en zullen daarna ondersteunend blijven bij het opmaken van de cijfers en het doen van de aangiftes.
En ik denk dat er een heel aantal mensen is die de administratie gewoon bij ons blijven brengen. Automatisering is leuk, maar ook bewerkelijk, prijzig en niet ieders hobby. Veel mensen houden van hun eigen werk (illustraties maken, fotografie, stadsdokter, video’s, installateur, kunstenaar) maar besteden het geneuzel met bonnetjes gewoon uit.
Daarnaast is het net als met vormgeving. Wij van Ocean Finance hebben toegang tot ontwerpsoftware waarmee we onze eigen visitekaartjes kunnen maken, maar die vormgeving wil je niemand aandoen. We kunnen het niet en het is niet onze liefhebberij. We laten het liever doen door anderen en dan verzorgen wij de belastingaangiftes!
En iets dat ook blijft is niet het minste punt: Nederland is een regelrijk land en zolang dat zo blijft zijn er mensen nodig die zich verdiepen in de regels, die duiden wat er gebeurt en waarmee je kunt sparren hoe je daar mee om wilt gaan. Dus onze verwachting is dat er gewoon behoefte blijft bestaan aan advies op financieel en fiscaal gebied.
En mocht alles anders lopen, dan hoop ik dat Karen full time taarten gaat maken en helpen wij om ze op te eten en te verkopen. Dan wordt onze naam Ocean patisserie.
Lees hier over middelen van inkomen
