Het maken van plannen en begrotingen, het "zoeken" naar geld, het verzamelen en verwerken van de financiele gegevens en het maken van de overzichten gaat binnen een stichting altijd door. De werkzaamheden zijn cyclisch van aard. Immers, als de financiële verslagen van het ene jaar worden gemaakt, worden ter voorbereiding de bewijsstukken verzameld en geordend. Dit betekent het opzoeken van de laatste missende facturen, ordenen van gegevens, en zorgen dat alle beschikkingen en fondstoekenningen aanwezig zijn.
Naar aanleiding van de gemaakte financiële overzichten worden plannen gemaakt en de begroting voor komend jaar bijgesteld. Van tijd tot tijd moet het bestuur zich verantwoorden naar derden, bijvoorbeeld als je subsidie krijgt. Zo'n verantwoording bestaat uit een inhoudelijk verslag en een financieel verslag. Met deze verantwoording helpen wij vaak. Bijvoorbeeld het opstellen van de jaarrekening of de afrekening van een specifieke subsidie.
Als je subsidie aanvraagt of een fonds aanschrijft voor een bijdrage, wordt het op prijs gesteld als je naast de begroting ook financiële overzichten mee stuurt. Het meesturen van deze stukken laat zien dat je als bestuur je zaken op orde hebt, en het toont dat de bedragen die je aanvraagt gebaseerd zijn op bestaande cijfers. Hieraan kan een fonds of subsidiegever dan ook zien of het realistisch is.
Als bestuur is het handig de data van de cycli op een rijtje te hebben. Elke organisatie heeft zijn eigen cyclus, veelvoorkomend is het volgende:
- Voor 1 oktober subsidie en fondsaanvragen die in het volgend jaar moeten beginnen
- Eind maart de subsidie verantwoord hebben over het voorgaande jaar.
Fondsen hanteren vaak een eigen cyclus. Bij veel fondsen kun je het hele jaar bijdrages aanvragen. Vier a zes keer per jaar beslissen zij aan welke projecten zij geld toekennen.
Mocht je subsidie ontvangen die afgerekend dient te worden, dan is het handig om in een vroeg stadium de subsidietoekennng zorgvuldig te lezen. Bij subsidies worden vaak aanvullende eisen gesteld waaraan je moet voldoen, en het is goed om daar je administratie en andere registratiesystemen op in te richten. Hier hebben wij veel ervaring mee.
Deze tekst komt uit Esthers Boek “Financiën voor bestuursleden”. Wil je meer lezen? Koop het boek hier.
