Wie begroot?
Iedereen begroot, maar we noteren het niet altijd. Een begroting is ook als je een inschatting maakt hoeveel vakantiegeld je krijgt en wat de vakantie zal kosten. Kinderen dromen over wat ze kunnen vragen aan Sinterklaas. Als je een bedrijf start en je maakt een ondernemersplan, dan moet je een begroting opstellen. Verenigingen en stichtingen maken jaarlijks een begroting.
Waarom begroot je?
Je begroot om te kijken of je plannen realistisch zijn, en om de mogelijkheid te hebben om bij te sturen, of om te zien wat je volgend jaar kan verwachten.
Heeft het zin, ik zie namelijk elke minuut wat er bij mijn ING gebeurt?
Ja, begroten heeft zin omdat je dan kan zien waar zaken anders lopen dan verwacht, en als je dat weet, kan je ook bijsturen. Je ING-app laat zien of je klanten betalen en of je zelf aan je verplichtingen voldoet, maar het geeft geen inzicht in de oorzaken.
Begroten doe je vooraf om te weten wat je allemaal in gang moet zetten, en achteraf om te kunnen zien waar je het goed hebt ingeschat, en waar niet.
Is het leuk?
Het is leuk als je begroting klopt, dan ben je tevreden over je zelf, en de meesten van ons vinden het leuk als het resultaat beter is dan je had ingeschat (terwijl je begroting dan niet helemaal goed was). Het moment van de waarheid is achteraf, dan kijk je of je het goed hebt gedaan. ls je in een grotere organisatie werkt, in een filiaal van een keten bijvoorbeeld, dan is het een spel om jezelf te vergelijken met anderen.
Moet het ook bij een eenmanszaak?
Begroten speelt bij grotere bedrijven, en bij stichtingen en verenigingen, maar ook bij eenmanszaken. Het is een belangrijk sturingsinstrument, bijvoorbeeld als je subsidie ontvangt, of als je personeel hebt. Je moet dan begroten, kijken hoe het gaat en analyseren waar verschillen zitten. Als afwijkingen te groot zijn, is het tijd om bij te sturen.
Wat is het verschil tussen begroten en budgetteren?
Je krijgt een budget en je maakt een begroting binnen dat budget. Het budget: je hebt een cadeaubon van 20 euro gekregen, dat is je budget. Dan bedenk je wat je ervoor gaat kopen, dat is je begroting.
Is begroten van deze tijd, met alle real time informatie?
Ja, begroten is toch nog belangrijk, ook al kan je alles direct bijhouden. Ik heb medelijden met de mensen die in koffieshops serveren, zij kunnen de hele dag zien of ze meer of minder koffie hebben verkocht dan de dag ervoor. Je registreert de informatie op een gegeven moment niet meer, maar het is toch onrustig. Maar begroten en dan één keer per kwartaal kijken hoever de werkelijkheid afwijkt van wat je had verwacht, helpt je om je bedrijf gezond te houden. Dit geldt voor elke omvang bedrijf en elke rechtsvorm.
Hoe doen anderen het?
Ervaringen van een klant
Ik had er bij The Bookshop mee te maken en vond 'tt spannend want op basis van de cijfers die wekelijks naar het hoofdkantoor gingen kregen we een begroting voor een volgend jaar. Ze waren er eigenlijk niet geïnteresseerd in of we ons per onderdeel er aan hielden, ze vonden het alleen belangrijk dat we niet meer uitgaven dan het totaal. Ik vond het leuk om ‘t bij te houden en geweldig te schuiven. Zij hielden ons wel in de smiezen, elk kwartaal een bijwerking van de begroting, financieel hielden ze ons en strak en in de gaten. Ik vond het disciplinerende effect prettig. Als je binnen de begroting bleef, droeg je meer af aan 't hoofdkantoor (en die zaten erom te springen want Thatcher was aan de macht en één derde van The Bookshops in Engeland moest sluiten) en steeg je op de vergelijkende ladder van winkels van vergelijkbare omvang. Dat inspireerde me geweldig, dan lagen New Dehli en Amsterdam in een nek aan nek race voor de 4e plaats bv. Na een paar jaar werd het minder spannend, want toen lagen Melbourne en Amsterdam samen aan kop, afwisselend per kwartaal de ene of de andere eerste. Als je te veel uitgaf, dan werden sommige uitgaven opgeschort, bijvoorbeeld minder geld voor schoonmaak of reclame.
De sancties bij de eenmanszaak
Wat betreft t boek is beter is t zo dat ik maandelijks kijk of ik geen verlies draai en als ik dat wel doe (in de zomervakantie bv) dan verzin ik iets waardoor ik dat rechttrek, bijvoorbeeld door opgeschoonde voorraad op een andere plek aan te bieden en scherper uit te kijken naar boeken die ik zeker goed weg kan zetten, maar ik heb geen sancties tegen mezelf
De sancties bij de eenmanszaak
Wat betreft t boek is beter is t zo dat ik maandelijks kijk of ik geen verlies draai en als ik dat wel doe (in de zomervakantie bv) dan verzin ik iets waardoor ik dat rechttrek, bijvoorbeeld door opgeschoonde voorraad op een andere plek aan te bieden en scherper uit te kijken naar boeken die ik zeker goed weg kan zetten, maar ik heb geen sancties tegen mezelf
Lees hier over sturen op uren voor projectenorganisaties
