Er is één ding waar je op moet letten: van welke rekening zijn de facturen en bonnen betaald?
Dat is namelijk voor de boekhouding van belang, maar je moet het zelf ook weten om te zorgen dat het declareren goed gaat.
Betaalt de stichting de factuur?
- Inkoopfactuur
Het makkelijkst is een reguliere inkoopfactuur. Die dient op naam van de stichting te staan. De penningmeester kijkt dan of de kosten kloppen, en zo ja, dan zorgt de penningmeester dat de factuur betaald wordt.
- Het bonnetje of de online factuur
Als een betaling is gedaan via de zakelijke rekening (bijvoorbeeld boodschappen met een pinpas of websitehosting via automatische incasso), dan kan de bon direct naar de penningmeester, die het vervolgens toevoegt aan de boekhouding.
Samenvattend: als het direct van de stichtingsrekening wordt betaald, kan de factuur of de bon direct naar de administratie. Het gaat dan niet via een declaratieformulier.
Als de vrijwilliger de kosten voorschiet, dan gebruik je een declaratieformulier.
Heb je de inkoopfactuur of het bonnetje zelf betaald?
Als een inkoopfactuur niet op naam van de stichting staat, dan doet degene die de bestelling regelt de betaling meestal zelf. Dat is bij zaken die je in een winkel koopt, en bij online aankopen die direct betaald worden
De terugbetaling van de stichting aan de vrijwilliger gebeurt via een declaratieformulier.
Wat is nu zo'n declaratieformulier?
Een declaratieformulier bevat de belangrijkste gegevens, te weten de naam van declarant, functie,banknummer waarop gestort moet worden, datum van indienen. En dan natuurlijk de bedragen die je declareert, per bon één regel. Dat tel je op en dan volgt er een totaal. Daar maak je een pdf van (van word naar pdf of van excel naar pdf of van een handgeschreven declaratie naar een pdf).
Zoals je leest, kan je zelf een declaratieformulier maken.
Aan de pdf bevestig je alle bonnen die op het formulier staan. Het wordt dus één lange sliert. De eerste pagina is het totaal van de declaratie met de belangrijkste gegevens, en de volgende pagina's zijn de onderliggende stukken.
Hoe doe je dat praktisch?
Er zijn tools op internet waarmee je van verschillende pdf’s één document kan maken.
Waarom moet het zo?
Op deze manier zitten de bonnen direct bij de declaratie, dat is makkelijk voor degene die de declaraties controleert, de bonnen hoeven dan niet meer apart gemaild te worden. Het apart mailen zorgt altijd voor verwarring, vaak gaan zaken dan dubbel.
Dus, als het een bon is en je hebt zelf betaald, of een inkoopfactuur op naam van de vrijwillger en je hebt zelf betaald, declareer dan via een formulier, met alle gegevens, en de onderliggende stukken eraan vast.
Wat doe je als de factuur wel op naam van de stichting staat, maar je hebt toch zelf betaald?
- Als de factuur wél op naam van de stiching staat, maar het is betaald door de vrijwilliger, dan kan de factuur direct naar de penningmeester. Het hoeft dan niet met een declaratieformulier. Wel moet je er dan duidelijk vermelden dat jij al hebt betaald, en vragen aan de penningmeester om het geld naar jou over te maken.
Als het over declaraties gaat, dan zijn er vaak ook andere vragen. Hier kan je meer lezen over vrijwilligersvergoeding en hier meer over uitbetalingen aan derden.
Lees hier over plannen voor de arbeidsongeschiktheidsverzekering
