Een jaar of 10 geleden was het gebruikelijk om financieel af te rekenen en deze financiele afrekening werd dan gecontroleerd door een accountant. De stichting stelt de jaarrekening op, bestaande uit een reguliere balans en resultatenrekening en de accountant controleert of de uitgaven echt gedaan zijn en de facturen kloppen, heel kort gezegd. Maar sinds enkele jaren zie je dat er steeds vaker een prestatieverantwoording wordt gevraagd.
Een accountant hoeft dan niet altijd de financiele gegevens te controleren maar dient te checken of de prestaties, zoals afgesproken in de subsidieaanvraag, ook daadwerkelijk zijn behaald.
Bijvoorbeeld, als er subsidie is verstrekt om jongeren te motiveren om vaker techniek te studeren, is de controle-opdracht: Zijn er nu, na besteding van het geld, ook echt jongeren gemotiveerd om techniek te studeren?
Dit is voor accountants een nieuwe tak van sport, zij zijn gewend aan controle op financiële stromen. Hun kennis, hun manier van werken, de geautomatiseerde processen en de opbouw van dossiers gaat uit van financiele processen en is niet ingericht op het controleren van de behaalde effecten.
De vraag of de doelstellingen zijn bereikt is lastig meetbaar. De impact van een activiteit is vaak een kwestie van lange adem. En de accountant gaat twijfelen bij het toekennen van de goedkeuring. In bovengenoemd voorbeeld: Stel er zijn bijeenkomsten geweest om jongeren te motiveren. Accepteert een accountant dan een presentielijst als zijnde het bewijs dat de jongeren zijn gemotiveerd? Of zijn foto's van de bijeenkomst voldoende? Of moet er een nul-meting plaatsvinden van de motivatie en na de bijeenkomst een nieuwe meting? Zoals je leest, wordt het dan meer een onderzoek, en niet meer een financiele controle.
De vraag vanuit de subsidieverstrekker of de prestaties zijn behaald is natuurlijk goed en legitiem, maar het is ook belangrijk om de accountant gewoon de financiële cijfers te laten controleren en te kijken of je als subsidiegever op een andere manier kan checken of resultaten zijn behaald.
Een mogelijkheid is om zelf eens te gaan kijken bij de activiteiten, om te voelen wat er gebeurt en wat er speelt. Het maakt je werk als subsidieverstrekker ook meteen nog interessanter. En aan de hand van je eigen ervaring, ervaring, het inhoudelijk verslag van de organisatie en een controle op de financiën door de accountant kan de subsidie goed verantwoord worden.
Lees hier over verdienmodellen
Lees hier over de kascommissie
