Waarom moet de directeur ook schrijven?
Omdat je op die manier inzicht krijgt in de totale hoeveelheid overhead die er is in een bedrijf. Dat is nodig om een realistische planning te maken, maar ook om te zoeken naar oplossingen als de planning niet rond komt. Dan moet je het geheel kunnen overzien.
Hoe moet je schrijven?
Iedereen schrijft het totaal van zijn of haar contracturen, en dat wordt uitgesplitst over zes categorieën:
- Declarabele uren voor de klant.
- Niet-declarabele uren voor de klant
- Studie-uren/ontwikkeluren
- Overhead
- Ziek
- Verlof/vakantie
Meer categorieën hoeft niet. Je doet iets voor de klant dat betaald wordt of je doet dingen voor de klant die niet betaald worden, en af en toe volg je een cursus. De rest is overhead. Heel soms ben je ziek en dan heb je nog verlof. Als je wil, kan je in het vakje achter de overhead schrijven wat je aan het doen bent. Dan weet je of je overlegt of vergadert of acquireert of onderweg bent of boekhoudt. Die details leveren voor degene die schrijft informatie op, maar voor de organisatie als geheel is het minder van belang.
De uitdaging
Urenorganisaties hebben met meerdere zaken te maken: Je hebt personeel, je hebt management, je hebt projecten, je hebt klanten die aan de projecten vastzitten en je hebt te maken met agenda’s van allerlei partijen. Het is een grote uitdaging om dit continue goed rond te krijgen, en bij de ene projectenorganisatie is het lastiger dan bij de andere. De grote verschillen zitten in:
- Omvang van het project
- Wanneer vindt het plaats?
- Als er grote opdrachten zijn, met bijvoorbeeld meerdere mensen over een langere periode is het makkelijker; kleinere projecten zijn lastiger.
- Grote projecten maken je kwetsbaarder: als één klant wegvalt, krijgt het hele bedrijf een knauw.
- Als je kan werken wanneer het je uitkomt (bijvoorbeeld websites maken), loopt plannen soepeler.
- Bij trainingen ben je afhankelijk van de agenda van de klant.
Waarom is het lastig? Je moet op allerlei manieren plannen én budgetteren en begroten. Wie kan het werk doen, heeft diegene tijd op het moment dat de klant het vraagt, kan diegene dan nog genoeg andere projecten doen of moet alles in dezelfde periode? Lukt het om alle begrote declarabele uren werkelijk weg te zetten én te draaien, brengt het dan voldoende op om alle salarissen te betalen of moeten de tarieven omhoog of moet het percentage overhead naar beneden? Helpt automatiseren? Automatiseren helpt pas als je als directeur precies ziet hoe alles in elkaar haakt. Zolang het niet helemaal helder is waar knelpunten kunnen zitten, kan de automatisering nooit goed ingericht worden en onjuiste automatisering maakt werken nog lastiger.
Op welke punten gaat het mis?
De volgende oorzaken komen het meest voor:
- Het aantal declarabele uren wordt te hoog ingeschat
- Niet alle declarabele uren kunnen op het juiste moment ingezet worden--> projectmedewerkers zouden wel voor klanten willen werken, maar er is op dat moment geen klus.
- Projecten worden te goedkoop verkocht - sales wil verkopen, maar soms kunnen mensen het werk niet in de begrote tijd realiseren. Dan is er dus te krap gepland in de afspraken.
- Directie en managementteam schrijven geen uren. Dan is die tijd, en dus ook die kosten, niet goed zichtbaar en dan zijn er onvoldoende gegevens om juist te corrigeren.
Hoe kan je bijsturen? Goed plannen, en dat dient op drie manieren te gebeuren:
- Per projectmedewerker bereken je hoeveel uren hij/zij daadwerkelijk declarabel kan draaien, ook rekening houdend met de tijdlijn van de klanten.
- Per medewerker begroot je het aantal uur in dienst, hoeveel verlof diegene heeft, hoeveel ziekteverzuim (schatting), hoeveel ontwikkeltijd en hoeveel overhead (ook voor managementteam)
- Wat zijn de salariskosten van het geheel, en wat zijn de overige kosten?
Als je deze overzichten goed hebt, kan je de tarieven berekenen. En bijsturen indien nodig, of werk erbij zoeken wat beter gespreid kan, of beslissen dat het managementteam ook declarabele uren gaat draaien enz. Nou, zo zijn er dus in een wat grotere projectenorganisatie heel veel knoppen waar je aan kunt draaien. Maar sturen op uren begint met de gehele planning helemaal helder hebben, en daar zit de uitdaging.
Lees hier over sturen op uren voor ZZP'-ers
Lees hier over het budget, de begroting en het overschrijden
