Sturen op uren – voor zzp’ers Uren schrijven. Iedereen die in een grotere, dienstverlenende organisatie werkt heeft er mee te maken. In de zorg gebeurt het, in het welzijnswerk, bij projectenorganisaties. Maar moet je als zzp’er ook? Of is het zonde van je tijd? De zelfstandige Als ondernemer maak je vaak afspraken met je klant wat je gaat doen en hoeveel je daarvoor krijgt. Dan weet je wat je kunt factureren en dat is helder. Dan schrijf je niet altijd je uren. Dit zie je ook vaak als mensen via het uurtje-factuurtje-systeem ondernemen. Je noteert het aantal uur dat je gaat factureren, en de rest schrijf je niet. En dat is zonde. Hier lees je waarom Het is zonde omdat je op die manier niet ziet wat je werkelijk doet (of niet doet). Je beleving over hoeveel je werkt en wat je doet, hoelang je met iets bezig bent, komt niet altijd overeen met de werkelijkheid. Als je alleen de uren schrijft die je factureert, heb je geen idee waar je geld verdient en waar je inkomsten laat lopen. Hoe kan het anders? Je noteert wat je doet en hoeveel tijd je daarmee bezig bent, dat is alles. Wat moet je schrijven? Je schrijft je hele werkweek (in mijn geval is dat 32 uur, ik ben op woensdag vrij). Er zijn zes categorieën relevant:
- Declarabele uren voor de klant
- Niet declarabele uren voor de klant
- Studie-uren/ontwikkeluren
- Overhead
- Ziek
- Verlof
Meer categorieën hoeft niet. Je werkt of je hebt vakantie, je doet iets voor de klant dat betaald wordt of je doet dingen voor de klant die niet betaald worden, en af en toe volg je een cursus. De rest is overhead. Als je wil, kan je bij de overhead noteren wat je hebt gedaan, te weten acquisitie of organisatie of een nieuwsbrief schrijven of factureren of afspraken herzien of kantoor schoonmaken of eeuwige it-problemen aan het oplossen, of lekker babbelen met je collega-zzp’er of op bezoek bij je boekhouder. Misschien leveren die details je inzicht op, maar in de kern is het overhead en is er niemand die je ervoor betaalt.
Waarom moet je dan wel twee categorieën werk voor klanten noteren? Je moet twee categorieën bij klanten noteren, namelijk declarabele en niet-declarabele uren voor de klant omdat dat je inzicht geeft in hoeveel tijd je daadwerkelijk besteedt aan die klant, en wat je ervoor krijgt.
Wat doe je daarmee?
Eén keer per jaar kijk je naar de verhoudingen en of je de vergoeding voldoende vindt of een beetje veel of weinig. Als je het te weinig vindt, kan je met de klant in overleg dat je meer uren betaald wil krijgen. Je kan dan meteen inzichtelijk maken waarop je je vraag baseert. Moet ik ook schrijven als ik vakantie heb? Ja, je schrijft je hele werkweek. Je spreekt met jezelf (want je bent je eigen baas) af hoeveel je gaat werken en wat je wil verdienen. En ook hoeveel vakantie je hebt. Dan is het helder wanneer je werkt en hoeveel uren je moet verantwoorden… naar jezelf. En als je niet schrijft? Als je niet schrijft, dan is je werk één groot diffuus gebeuren, privé en zakelijk lopen door elkaar. Op een gegeven moment kan je het gevoel krijgen dat je altijd aan het werk bent, en dat het nooit klaar is. Daarom is uren schrijven interessant, een aantal keren besteed je veel minder tijd aan werken dan in je beleving. Andersom gebeurt ook natuurlijk. En dat zie je als je tijd schrijft. Voor wie geldt het niet? Als je een winkel hebt is uren schrijven niet nodig. Dan zijn er andere methodes om te kijken of je bedrijf goed draait, en aan welke knoppen je zou kunnen draaien als het onvoldoende loopt. Het neemt zoveel tijd, die heb ik niet Het klopt, uren schrijven neemt een paar minuten tot een kwartiertje per dag. Als je het vaker doet, word je geroutineerder. Het vraagt een zekere discipline, maar het levert veel op. En als je altijd voor één klant werkt? Als je maanden achter elkaar voor één klant werkt, dan ben je snel klaar. Zelfs dan kan je het beter wel doen, globaal, dan is het vooral om te zien wanneer je vakantie neemt, wanneer je tijd besteedt aan het zoeken van een nieuwe klant, en op die manier weet je ook wanneer je echt vrij bent.
Wat zijn goede verhoudingen?
Als je voor één klant werkt, is de verhouding declarabele uren/totaal gewerkte uren heel hoog, soms boven de 85, 90%. Maar in andere gevallen is de verhouding substantieel lager. Het hangt samen met hoeveel klanten er zijn (bij veel kleine opdrachten is je productiviteit lager dan wanneer je enkele grote klanten hebt). Ik zie variaties van 20% (wat weinig is) tot 70% (wat hoog is). En dan nu Aan de slag. Je begint gewoon per 1 november, dat is een mooie datum, vanaf dat moment heb je inzicht.
Lees hier over hoe declareer je kosten
Lees hier over sturen op uren - voor projectenorganisaties
