Het gaat om standaardisatie, zodat je uitwisseling makkelijk maakt.
UBL staat voor Universal Business Language, universele zakentaal. Het gaat dan om technische zakentaal, dus hoe computers informatie uitwisselen.
UBL-facturen zijn facturen volgens een gestandaardiseerd formaat. In welk vakje staat de naam van het bedrijf, waar het KVK-nummer, welk formaat moet dat hebben, waar staat het Btw-nummer enzovoort.
Het voordeel van UBL-facturen is dat software het ‘zelf’ kan inlezen. Dankzij UBL worden alle inkoopfacturen hetzelfde dus een computer kan het werk doen.
Verplicht
Veel overheden stellen UBL-facturering verplicht, omdat het het werk vereenvoudigt en de kans op fouten heel erg vermindert. Maar hoe maak je een UBL-factuur? Daarvoor zijn verschillende gereedschappen, één daarvan is Peppol.
Peppol
Peppol staat voor (Pan-European Public Procurement On-Line. Het is een beveiligd netwerk om je elektronische facturen, e-facturen, mee te versturen. Een e-factuur is iets anders als een pdf-factuur, ook al worden beide per mail verstuurd. Meer dan 630.000 bedrijven, organisaties en overheidsinstellingen gebruiken dit systeem.
Peppol is een internationaal afsprakensysteem dat in 2008 is opgericht als testproject van de Europese Commissie. Via het PEPPOL-netwerk kunnen aangesloten organisaties zakelijke documenten uitwisselen, in verschillende elektronische formats. Een voorbeeld van zo'n format is de UBL-factuur.
Oftewel: via PEPPOL kun je veilig en eenduidig e-facturen sturen naar bedrijven en overheden door heel Europa, Azië en meer.
Hoe gaat het
Je registreert je bedrijf bij Peppol. Na registratie krijg je daar een id-nummer, te vergelijken met je BTW-nummer. Dat is een uniek nummer dat in veel landen gebruikt kan worden. Als je een factuur maakt in Peppol, interpreteert de computer in Zuid-Afrika het op dezelfde manier als de computer in Duitsland.
De UBL zorgt ervoor dat verschillende boekhoudsystemen zonder problemen met elkaar communiceren.
Veiligheid
Overheden werken met dit systeem omdat het de controle op inkoopfacturen vereenvoudigt. Er zijn geen interpretatiefouten. Ook is het veiliger. Dat zit zo: je voegt een leverancier toe met een Peppol-nummer. Dan weet je dat dat bedrijf mag factureren.
Je kan het vergelijken met een telefoonnummer. Je voegt iemand toe via Whatsapp, en dan weet je, als iemand je appt met dat nummer, dat het die persoon is. Op die manier voorkomt het spookfacturen.
Welke landen?
Is het voor elk bedrijf?
Ieder bedrijf kan zich registreren. Maar meestal start je als je klant erom vraagt, bijvoorbeeld overheden.
Peppol is geintegreerd in verschillende boekhoudsoftware. Ook in de software waar wij mee werken, dus mocht je willen werken met Peppol, neem dan even contact op.
Lees hier over belastingvrij schenken
Lees hier over wat is dat XBRL, XML of SBR?
